Hàng nghìn người Việt đang làm việc tại Nhật Bản, từ kỹ sư IT, nhân viên văn phòng đến kỹ thuật viên, thực tập sinh và Tokutei. Tuy nhiên, không ít người dù đã sống ở Nhật từ vài tháng đến vài năm vẫn gặp trở ngại khi giao tiếp trong môi trường công sở. Một số người ngại nói vì sợ sai, một số khác chỉ sử dụng tiếng Nhật ở mức sinh tồn như “arigatou” hay “sumimasen”, còn lại chủ yếu sử dụng tiếng Việt hoặc ra hiệu.
Sự thật là, thiếu kỹ năng giao tiếp tiếng Nhật nơi công sở không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn làm chậm cơ hội thăng tiến, hạn chế kết nối với đồng nghiệp bản xứ, khiến người Việt bị đánh giá là “ít hòa đồng” hoặc “khó phối hợp”. Trong bối cảnh các doanh nghiệp Nhật ngày càng coi trọng sự chủ động và giao tiếp nội bộ, việc thành thạo các mẫu câu giao tiếp cơ bản tại công sở là yêu cầu tối thiểu, không còn là lợi thế hiếm.
Vậy làm sao để nói được tiếng Nhật công sở chỉ sau 30 ngày? Câu trả lời không nằm ở việc học ngữ pháp phức tạp hay ghi nhớ 2.000 từ vựng, mà ở việc tập trung vào đúng nội dung cần thiết: những mẫu câu, hội thoại ngắn, chuẩn mực, thường dùng trong công việc thực tế.
Giao tiếp tiếng Nhật công sở khác gì so với giao tiếp đời thường?
Ngôn ngữ tại công sở Nhật Bản mang tính nghi thức và tôn trọng cấp bậc rất cao. Nếu trong đời thường bạn có thể nói “Arigatou” hoặc “Chotto matte”, thì trong môi trường làm việc bạn nên dùng các cách diễn đạt lịch sự hơn như “Arigatou gozaimasu” hoặc “Shoushou omachi kudasai”. Không nắm được các quy tắc lịch sự này, bạn có thể vô tình gây mất thiện cảm hoặc bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
Ngoài ra, môi trường công sở yêu cầu sử dụng keigo (kính ngữ) – một hệ thống từ ngữ phức tạp nhưng có thể đơn giản hóa trong giai đoạn đầu bằng cách học các mẫu câu đã được chuẩn hóa, ví dụ:
-
Xin phép nghỉ: 本日、体調不良のためお休みさせていただきます。
-
Trả lời email: ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
-
Hẹn gặp: 来週の打ち合わせ、○○日に変更可能でしょうか？
Chia nhỏ mục tiêu học theo tình huống công sở
Để học hiệu quả trong vòng 30 ngày, bạn cần chia nhỏ nội dung học thành các nhóm tình huống thực tế sau:
-
Chào hỏi và tương tác hằng ngày với đồng nghiệp
-
Hỏi – trả lời các chỉ dẫn công việc
-
Giao tiếp khi nhận – bàn giao nhiệm vụ
-
Giao tiếp qua email
-
Giao tiếp qua điện thoại
-
Xin phép, báo cáo, trình bày
-
Xử lý sự cố, xin lỗi, nhờ vả
-
Đối thoại trong họp, trao đổi ý kiến
Phần 1: Mẫu câu chào hỏi và tương tác thường ngày
Đây là bước đầu tiên để tạo thiện cảm và xây dựng mối quan hệ tốt nơi công sở. Hãy bắt đầu bằng những câu đơn giản, dễ dùng:
-
おはようございます。
Chào buổi sáng (trang trọng, dùng với cấp trên hoặc đồng nghiệp) -
お疲れ様です。
Cảm ơn vì đã vất vả (dùng suốt cả ngày khi gặp đồng nghiệp, cả lúc chào hỏi lẫn khi rời công ty) -
お先に失礼します。
Tôi xin phép về trước (khi rời công ty sớm hơn đồng nghiệp) -
行ってきます／行ってらっしゃい。
Tôi đi làm đây / Chúc anh/chị đi làm tốt (giao tiếp khi rời nhà)
Phần 2: Hỏi và trả lời về công việc hằng ngày
Giao tiếp trong phân xưởng, công ty sản xuất hay văn phòng đều xoay quanh việc hỏi – trả lời công việc cụ thể. Dưới đây là một số mẫu câu phổ biến:
-
今日の作業は何ですか？
Công việc hôm nay là gì? -
この資料をどこに提出すればいいですか？
Tôi nộp tài liệu này ở đâu? -
このやり方で合っていますか？
Cách làm này đúng không ạ? -
分かりました。すぐに対応します。
Tôi hiểu rồi, tôi sẽ xử lý ngay. -
もう一度、説明していただけますか？
Anh/chị có thể giải thích lại một lần nữa được không?
Phần 3: Giao tiếp khi nhận – bàn giao nhiệm vụ
-
○○の確認をお願いします。
Xin hãy kiểm tra phần ○○. -
作業が完了しました。ご確認ください。
Tôi đã hoàn thành công việc. Xin hãy kiểm tra. -
これは、明日までに提出する必要があります。
Tài liệu này cần nộp trước ngày mai. -
担当は私でよろしいでしょうか？
Việc này do tôi phụ trách có được không?
Phần 4: Giao tiếp qua email
Email công sở tiếng Nhật rất chú trọng sự tôn trọng và cấu trúc. Một email cơ bản gồm 3 phần: mở đầu – nội dung chính – kết thúc.
Mẫu câu mở đầu email:
-
いつもお世話になっております。
Xin cảm ơn anh/chị luôn hỗ trợ tôi. -
ご連絡ありがとうございます。
Cảm ơn vì đã liên lạc với tôi.
Nội dung chính:
-
○○の件について、ご確認をお願いいたします。
Xin hãy xác nhận về việc ○○. -
添付資料をご覧ください。
Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm.
Kết thúc:
-
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
Rất mong tiếp tục nhận được sự hỗ trợ từ anh/chị. -
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
Nếu có điểm nào chưa rõ, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
Phần 5: Giao tiếp qua điện thoại
Nhiều người đi làm e ngại giao tiếp qua điện thoại vì không nhìn thấy người nói. Tuy nhiên, nếu thuộc mẫu câu sau, bạn có thể tự tin hơn:
-
○○会社の△△でございます。
Tôi là △△ của công ty ○○. -
少々お待ちくださいませ。
Xin vui lòng chờ trong giây lát. -
恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますか？
Xin lỗi, anh/chị có thể cho tôi biết lại tên không? -
担当者に代わりますので、少々お待ちください。
Tôi sẽ chuyển máy cho người phụ trách, xin vui lòng đợi.
Phần 6: Xin phép, báo cáo, trình bày trong công sở
-
本日、体調不良のため早退させていただきます。
Hôm nay tôi xin phép về sớm vì không khỏe. -
休暇をいただきたいのですが。
Tôi muốn xin nghỉ phép. -
○○について、報告いたします。
Tôi xin báo cáo về việc ○○. -
ご指摘いただいた点を修正いたしました。
Tôi đã chỉnh sửa những điểm được góp ý.
Phần 7: Xử lý sự cố, xin lỗi, nhờ giúp đỡ
-
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
Tôi xin lỗi vì đã gây phiền toái. -
今後は注意いたします。
Tôi sẽ cẩn thận hơn từ nay. -
少しお時間をいただけますか？
Anh/chị có thể dành cho tôi chút thời gian không? -
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
Xin lỗi vì làm phiền anh/chị, mong được hỗ trợ.
Phần 8: Hội thoại khi họp, thảo luận nhóm
-
○○について意見を述べさせていただきます。
Tôi xin trình bày ý kiến về ○○. -
それは素晴らしいアイデアだと思います。
Tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời. -
他にご意見はございますか？
Có ai có ý kiến khác không? -
会議は以上です。お疲れ様でした。
Cuộc họp đến đây là kết thúc. Cảm ơn mọi người.
Học thế nào để nói được sau 30 ngày?
Thời gian 30 ngày là đủ để bạn thành thạo giao tiếp công sở cơ bản nếu áp dụng đúng cách:
-
Học theo tình huống, không học từ vựng rời rạc
-
Tập trung vào mẫu câu cụ thể, không sa đà ngữ pháp
-
Luyện nói to mỗi ngày, ghi âm lại để nghe lại
-
Xem phim hoặc nghe hội thoại công sở Nhật
-
Sử dụng app học tiếng Nhật có tích hợp hội thoại thực tế
Ví dụ, nền tảng học tiếng Nhật qua phim song ngữ như Aanime.biz cung cấp hàng trăm tình huống hội thoại, giúp bạn nghe – lặp lại – hiểu – áp dụng ngay mẫu câu mà không cần giáo trình dày.
Giao tiếp tốt – bước đệm cho thăng tiến và hội nhập
Tiếng Nhật không phải là rào cản. Nó là chìa khóa để bạn vững vàng hơn trong công việc, thể hiện năng lực, tạo dựng mối quan hệ và cơ hội thăng tiến.
Bạn không cần phải đợi “giỏi rồi mới giao tiếp”. Hãy bắt đầu từ những mẫu câu cơ bản, thực tế như trên, mỗi ngày một chút, và bạn sẽ thấy mình nói được sau 30 ngày – rõ ràng, tự nhiên, và chuyên nghiệp.
Giao tiếp công sở bằng tiếng Nhật không phải là ước mơ xa vời, mà là kỹ năng có thể rèn luyện được – từng câu một. Và bạn có thể bắt đầu ngay từ hôm nay.
